Entenda o que é e como funciona o método Kanban

Kanban é um sistema de controle e gestão do fluxo de produção em empresas e projetos que usa de cartões coloridos (post-its) e também recebe o nome de gestão visual, em razão do uso de cores como sinalizadores.

Você já ouviu falar no método Kanban? A exemplo do ikigai, essa palavra tem origem japonesa, pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Ela representa um sistema que objetiva aumentar a eficiência da produção de uma empresa e é essencial nos dias de hoje.

Desenvolvido pela Toyota na década de 40 (e colocada em prática em 1953), a simplicidade e os benefícios que proporciona fez desse método um dos mais utilizados em empresas de todos os segmentos.

Mas se você ainda não o conhece e deseja aprender um pouco mais sobre essa técnica, não deixe de conferir este post! A seguir você terá acesso a tudo o que precisa saber o método Kanban e aprenderá a colocá-lo em prática em seu negócio!

Podemos começar? Prossiga com a leitura!

O que é o método Kanban?

Kanban trata-se de um sistema de controle e gestão de estoque e fluxo de peças que se utiliza de pequenos cartões coloridos — conhecidos como post-it — e também recebe o nome de gestão visual, em razão do uso de cores como sinalizadores.

Conforme mencionamos, o método foi desenvolvido pela Toyota e, resumidamente, é uma forma de registrar tarefas e ações por meio de simbologias visuais.

No Brasil, ele está em uso há várias décadas, não apenas na indústria, como em qualquer empreendimento que deseje alcançar um nível de excelência em suas atividades.

Você deve estar se perguntando: o método utiliza post-its, aqueles cartõezinhos coloridos tão utilizados em nosso dia a dia?

Exatamente! A ideia central do método é muito simples e o material utilizado de fácil acesso, já bem difundido no cotidiano das empresas e escritórios.

Confira no gif abaixo uma explicação didática sobre o funcionamento do quadro kanban:

Interessante, não é? Que tal começar a usar o kanban agora mesmo na sua agência? O Studio é um software de gestão gratuito que, entre suas funcionalidades, dispõe do quadro kanban para te ajudar a organizar os fluxos da sua agência. Basta clicar no banner abaixo e começar a usar!

Qual a história do método kanban?

Quando uma empresa tem muitos produtos armazenados no seu estoque, significa que está acumulando produtos que deveriam estar no mercado, porém, por alguma razão não estão.

Nesse mesmo sentido, se uma companhia tem produtos faltando, isso quer dizer que ela não está conseguindo suprir a demanda que os seus clientes necessitam, o que faz com que eles busquem o produto na concorrência.

Com o intuito de equilibrar a sua produção para evitar essas duas situações, a Toyota, fabricante de automóveis, desenvolveu o método kanban na década de 1940, sendo classificado como uma parte do Sistema Toyota de Produção. O seu objetivo era promover o controle do estoque de materiais para que os produtos não excedessem e nem faltassem, trazendo equilíbrio para o seu estoque e linha de produção.

Na atualidade, o quadro kanban ultrapassou os limites da indústria e passou a ser utilizado em diferentes áreas, como em equipes de marketing, prestação de serviços e desenvolvimento de softwares, funcionando como uma ferramenta de gestão de tarefas.

Quais são os tipos de kanban?

Os tipos dividem-se entre o de movimentação e o de produção, sendo o último mais adequado para o uso empresarial. A seguir, explicamos detalhadamente cada um deles:

De movimentação

É utilizado por departamentos envolvidos em uma determinada tarefa recebem uma notificação para iniciarem a produção ou aguardarem um alerta para realizá-la.

De produção

Já neste tipo, é fundamental que todos os colaboradores responsáveis visualizem a sequência do projeto, seja através de murais ou softwares especializados. Os murais são divididos da seguinte forma:

•  to do: o que deve ser feito;
• doing: tarefas em execução;
• done: tarefas concluídas.

Todas as atividades em desenvolvimento são anexadas em cada uma dessas seções, que contam com uma descrição resumida da tarefa a ser executada, o horário de início e limite e o colaborador responsável.

Como funciona essa técnica?

Entendendo a essência do método, é interessante visualizar como ele funciona.

Assim, por se basear principalmente em referências visuais, os cartões coloridos são afixados nos produtos, lugares comuns na empresa, murais e até nos computadores que possuem um módulo eletrônico do sistema.

Essa facilidade de visualização e interpretação, faz com que a comunicação entre os funcionários seja muito mais rápida e efetiva e todos saibam exatamente as tarefas que precisam ser feitas e as que já foram realizadas.

Todo o método baseia-se no sistema de “produção puxada”, em outras palavras, a produção de um novo produto só é iniciada quando um item no estoque é vendido, muito diferente do modelo fordista (de produção continuada).

Desse modo, eram instalados murais bem visíveis na linha de produção da empresa e utilizados cartões de várias cores e tamanhos que definiam as ações concluídas, as que estavam sendo realizadas e as que ainda deveriam ser iniciadas.

Os dois tipos de Kanban

Existem dois modelos básicos de Kanban bastante utilizados nas indústrias, mas que podem ser aplicados com sucesso no cotidiano empresarial: o de produção e o de movimentação.

No Kanban de produção os murais ou o software ficam disponíveis para todos os colaboradores responsáveis por executarem as tarefas naquela fase de produção. Assim, ele é dividido em três fases:

• to do: tarefas a serem feitas;
• doing: tarefas sendo executadas;
• done: tarefas concluídas.

Em cada uma das seções são afixados os cartões, que costumam conter uma breve explicação da tarefa, como o prazo para ser iniciada e finalizada e o nome do funcionário responsável.

O Kanban de movimentação é utilizado para comunicar os setores de produção sobre o momento ideal de realizar uma tarefa ou quando aguardar o comando para iniciar a próxima fase da cadeia produtiva.

O Kanban na atualidade

Quando o método surgiu, utilizava-se murais e cartões coloridos e sua destinação era basicamente para a linha de produção industrial. Atualmente, o quadro Kanban foi difundido e possui aplicações interessantes em diversos segmentos do mercado.

Diante de tantas informações, mensagens, emails, planilhas, lista de tarefas e relatórios a serem checados e acompanhados, reunir todos eles em uma informação visual única e simples de ser interpretada é algo que atraiu inúmeros gestores.

A aplicação mais comum nos dias de hoje é por meio de um quadro branco divido em três etapas (fazer, fazendo e feito) e a afixação dos post-its de acordo com o desenvolvimento da tarefa.

Portanto, ele pode ser utilizado para o acompanhamento de qualquer estratégia e setor de uma empresa: desde o controle de estoque à elaboração e criação de projetos de marketing.

Quais os benefícios de se utilizar o método Kanban?

Se diante do que você leu, ainda não se convenceu de que esse método pode contribuir com o aumento da eficiência em seu setor e empresa, é importante que prossiga com a leitura e acompanhe alguns motivos importantes para utilizá-lo.

Em todo o mundo, inúmeros empreendimentos já desfrutam dessas vantagens e conseguem encontrar um nível ideal de produtividade, que se mantém contínuo e com menos falhas. Confira mais alguns benefícios.

Evita que os funcionários fiquem ociosos

Ter uma equipe de trabalho ociosa é um problema comum a ser enfrentado por gestores e empreendedores. Isso porque, além de representar prejuízos financeiros, isso acaba afetando a motivação e o engajamento no trabalho.

Porém, com a utilização do método Kanban isso tende a ser neutralizado.

Como os funcionários estão sempre de olho no quadro de tarefas e nas ações a serem desenvolvidas, acabam trabalhando mais para que suas responsabilidades sejam devidamente cumpridas e registradas no mural.

Reduz o tempo gasto para a execução dos processos

Outro aspecto que merece destaque é a redução do tempo necessário para finalizar uma tarefa. Ao deixar disponível para todos os colaboradores suas responsabilidades e os prazos, eles produzem mais e mais rápido.

Em geral, é possível perceber que as tarefas são concluídas dentro de um tempo razoável, sendo que boa parte deles é finalizada antes mesmo do prazo final.

Além disso, a divisão em três fases de produção evita que a sequência das ações seja alterada, evitando falhas na produção e queda na qualidade do produto final. Ou seja, temos um processo mais rápido e, ao mesmo tempo, de alta qualidade.

É simples e fácil de ser aplicado

Conforme visto, o material e a metodologia aplicada nessa técnica são bastante simples e de fácil alcance. Com um baixo investimento, é possível implementá-la e usufruir de todos os benefícios aqui apresentados.

Com referências visuais claras, toda a burocracia de um processo produtivo é eliminada, uma vez que as demandas são facilmente identificadas, sem a necessidade de analisar relatórios, ofícios e memorandos.

Elimina atividades que não agrega valor à equipe

Quando os processos são delimitados e devidamente gerenciados, a equipe se ocupa com aquilo que realmente traz resultados. Com isso, há a eliminação de tarefas e obrigações que não contribuem para o sucesso da atividade e representavam uma perda de tempo.

Reduz os custos e desperdícios na empresa

A redução de custos é um dos grandes objetivos empresariais. Independentemente do porte ou segmento de atuação de seu negócio, é natural que você esteja sempre em busca de estratégias que reduzam seus gastos operacionais.

Nesse contexto, o método Kanban pode ser um de seus grandes aliados, uma vez que sua aplicação reduz o índice de estoque máximo e limita os gastos desnecessários ou realizados em momentos não oportunos para a empresa, principalmente durante o desenvolvimento de produtos.

Como implementar o kanban na sua agência?

Agora que você já sabe quais são as vantagens em utilizar a metodologia na rotina de trabalho, ficou fácil entender porque tantas empresas têm obtido sucesso em sua aplicação, não é? Mas atenção, antes de adotar essa ferramenta na sua agência, é fundamental entender quais são as suas reais necessidades.

Sendo assim, identifique os projetos em desenvolvimento e analise quais deles podem ser adaptados na metodologia, afinal de contas, nem todas as atividades se adequam ao modelo, podendo gerar uma sobrecarga ao invés de agilizar o processo.

Feito isso, basta analisar o projeto como um todo e listar as atividades correspondentes, sempre de olho no cronograma e nos prazos para conclusão.

Confira, a seguir, alguns passos para começar a utilizar esse recurso agora mesmo!

Prepare a equipe

A implementação de uma nova ferramenta é, sem dúvida, um fator de resistência em muitas equipes, sobretudo quando a ferramenta em questão contribui para analisar a produtividade ou improdutividade de uma empresa.

Levando isso em consideração, o primeiro passo é mostrar os seus benefícios para todos que irão utilizá-la. Só assim a equipe conseguirá enxergar o recurso não como uma forma de vigilância, mas sim como um meio para conferir maior produtividade à rotina de trabalho.

Identifique etapas de trabalho

Lembra que mencionamos as palavras “To do”e “Done” para nos referirmos, respectivamente, a atividades que devem ser executadas e tarefas que já foram finalizadas? É justamente esses conceitos os responsáveis por definir os estágios seguidos para concluir um projeto.

Para tornar esse processo ainda mais funcional, recomenda-se a criação de tags para categorizar determinados tipos de atividade e otimizar os quadros. Na sua agência, por exemplo, você poderá criar quadros com tags denominadas “urgentes”, “reotimizações de campanhas”, entre outros.

Atribua, portanto, limites ao tempo de uma tarefa no estágio “To do”, sobretudo quando se trata de uma atividade com alto grau de urgência.

Defina tarefas prioritárias

Após definir as regras e os quadros, é hora de estipular quais tarefas são de fato prioritárias. Isso ajuda a manter o foco e garantir que os clientes recebam seus serviços no prazo. Para isso, posicione o que é prioritário na parte superior do quadro, separando-o em categorias.

Priorizar o que é importante em um determinado momento pode evitar a insatisfação dos clientes, ajudar a atingir metas de forma mais eficaz, e melhorar a realocação da equipe com base em suas capacidades.

Por meio desse controle constante fica fácil identificar a necessidade de alterações nas ordens dos cartões. Assim, você elimina esforços desnecessários, melhora a qualidade das entregas e reduz custos.

Mensure o processo constantemente

De nada adianta estabelecer processos se eles não são mensurados, não é? Afinal, é isso que garantirá uma melhora contínua e evitará a incidência de erros. Pensando nisso, um método de medição do que foi feito e do que ainda precisa ser executado é o Burndown Chart, gráfico utilizado por equipes que utilizam o Scrum para descrever o progresso diário de um projeto em desenvolvimento.

E se objetivo é evitar que erros ocorram durante a elaboração de uma tarefa, é nesta etapa que você irá encontrar gargalos antes que eles ocorram. Mas não é só isso, aproveite o momento para identificar pontos de melhoria e realizar mudanças no fluxo de trabalho se for preciso.

Quais os exemplos de sucesso desse método?

Finalizando este material, reunimos alguns exemplos práticos de como você pode aplicar a metodologia Kanban em sua empresa e conquistar mais eficiência e produtividade em suas ações.

Lembrando que, por ser extremamente flexível e acessível, é possível usufruir desse método em diversos setores de um negócio, mesmo que não se tenha a produção de um produto em si em andamento.

Desenvolvimento de uma campanha de marketing

Sabemos que o desenvolvimento de uma campanha de marketing é, muitas vezes, demorado e complexo. Mas a aplicação da metodologia em destaque pode simplificar bastante esse processo.

Por meio do quadro Kanban, o gerente de marketing pode direcionar todas as atividades e tarefas que precisam ser executadas, bem como distribuir a responsabilidade por cada uma delas.

Assim, na medida que elas forem sendo cumpridas, teremos a reformulação do quadro, tornando o acompanhamento e gestão dos funcionários muito mais rápida e eficiente. Além disso, todas as atividades conseguem ser executadas e finalizadas com mais rapidez e motivação.

Gerenciamento das redes sociais da empresa

Estar no ambiente virtual é quase um requisito para as empresas contemporâneas. Com um consumidor cada vez mais ativo e participativo nas redes sociais, é importante que os negócios invistam em marketing de conteúdo e em estratégias de gerenciamento de redes sociais.

Essas atividades, por demandarem um acompanhamento constante, podem ser geridas e coordenadas por meio da Gestão Visual. Desse modo, teríamos um monitoramento mais eficaz de seus canais.

É possível, por exemplo, repartir as responsabilidades por cada tarefa, como responder comentários, postar novos posts e checar os possíveis contatos de clientes.

Por meio de cores, o gerente de marketing teria todo o controle da situação e saberia tudo o que já foi realizado e aquilo que ainda está em andamento.

Controle financeiro do empreendimento

Por último, uma ótima maneira de aproveitar os benefícios do Kanban é no departamento financeiro de sua empresa. Manter as contas em dia é o primeiro passo para uma empresa crescer e, portanto, é importante se dedicar a essa tarefa.

Desse modo, é possível afixar um quadro Kanban no setor, em um local de fácil visualização por todos os funcionários, e distribuir tarefas, como checar contas a pagar, comunicar com clientes inadimplentes, confirmar pagamentos de clientes, dentre outros.

Ao longo deste material, apresentamos inúmeras informações sobre a metodologia Kanban. Caso esse tenha sido o seu primeiro contato com esse método, é importante ressaltar que se trata de uma aposta inteligente e que, efetivamente, contribui para o sucesso de seu negócio.

As grandes empresas do mercado, como o McDonald’s, já fazem uso desse sistema, demonstrando o quanto ele pode ser importante para o dia a dia da empresa. Por isso, não perca mais tempo, aproveite as nossas dicas e comece aplica-lo em seu negócio!

Qual a relação entre kanban e scrum?

Muitas pessoas acabam confundindo o kanban com o scrum, ou pensam que esse último necessita obrigatoriamente do primeiro para funcionar, mas não é exatamente assim.

Primeiramente, vamos entender que o scrum é um método ágil voltado para a gestão de projetos. Ele é bastante utilizado por equipes que desenvolvem softwares, o que se deve ao fato de reunir um conjunto de boas práticas. O objetivo é facilitar o trabalho executado por equipes dessa natureza, como lista de requisitos que devem ser atendidos, reuniões periódicas, feedbacks constantes sobre o produto, etc.

É importante ressaltar que o scrum é totalmente prescritivo, ou seja, para obter sucesso em um projeto desenvolvido com esse método é necessário seguir à risca as suas recomendações. Isso acontece pois ele define desde os papéis a serem ocupados no decorrer do trabalho até a duração das reuniões a serem feitas.

Por sua vez, o quadro kanban é um sistema que ajuda no trabalho da equipe, como uma linhagem de produção. Essa ferramenta não é prescritiva e não estipula regras para que o trabalho seja realizado adequadamente, apenas permite que o time do projeto faça as suas atividades com maior clareza e colaboração. Sendo assim, o kanban não pode ser utilizado como um substituto para o scrum, mas os dois podem ser combinados para resultados mais eficazes.

Use os dois em conjunto para mais efetividade

O uso do scrum requer a identificação de uma lista de funcionalidades que devem ser feitas para que o produto atinja o objetivo projetado, que é chamada de Product Backlog e é traduzida em Sprints: ciclos de tempo em que as pequenas partes do produto são planejadas, realizadas e entregue. É justamente nesse processo que o kanban pode ser adotado como um facilitador.

Sendo assim, o kanban pode incorporar todas as sprints e posteriormente traduzir como um trabalho a ser executado em cartões. Isso facilita a gestão das tarefas, otimiza e agiliza as entregas e traz mais autonomia para a equipe de desenvolvimento, visto que ela pode ‘’puxar’’ as suas próprias tarefas — pontos essenciais para o bom funcionamento do scrum. Sem falar que o kanban também proporciona outras vantagens para o Scrum Team, tais como:

• facilita a visualização dos riscos existentes no projeto;
• permite que o Product Owner e o Time de Desenvolvimento identifiquem eventuais gargalos que estejam atrasando as entregas;
• indica a produtividade individual de cada integrante da equipe, pois cada cartão entregue pode ter um responsável encarregado.